Efektivitas Mengganti Kertas menjadi Dokumen Online

Di Indonesia, kota yang memproduksi kertas pertama kali adalah kota Wengker. Kota yang sekarang bernama kota Ponorogo menghasilkan kertas untuk menulis do’a dan nasihat keagamaan oleh biksu dari Kerajaan Sriwijaya sampai Mataram Kuno.

Namun, kertas yang diproduksi tidak digunakan untuk kegiatan administratif kenegaraan seperti surat menyurat dan menulis jumlah komoditas pangan. Sampai pedagang muslim yang berasal dari Arab datang ke Indonesia dan membawa kertas pabrik untuk kebutuhan komersial.

Selanjutnya, kertas mulai digunakan secara masif ketika VOC (Vereenigde de Oost Indische Compagnie) datang ke Indonesia. VOC membutuhkan banyak kertas untuk keperluan adiministratif perdagangan sehingga mendorongnya untuk membangun pabrik kertas di Batavia.

Kertas di sektor administratif

Sekarang, lebih dari 13 abad sejak pertama kali kertas diproduksi di indonesia dan sudah menjadi benda yang digunakan untuk berbagai keperluan seperti pembungkus makanan, boneka festival atau alat gambar bangunan.

Keperluan kertas yang begitu banyak sejalan dengan data yang disampaikan oleh dataindonesia.id, bahwa produk domestik bruto (PDB) atas dasar harga konstan (ADHK) dari industri kertas meningkat 3,91% dari 78,06 triliyun ke 80,97 triliyun pada tahun 2021-2022.

Berdasar pengalaman pribadi yang bekerja di perusahaan swasta dan bermitra dengan instansi pemerintah, kertas menjadi benda yang sangat penting untuk kebutuhan administrasi. Kesepakatan yang dibuat harus ditandatangani dan dicap di atas kertas sesuai dengan aturan pemerintah, lalu dikirim ke instansi yang terkait.

Dalam publikasi yang ditulis oleh Syahruli, kebutuhan kertas dalam sebuah instansi bisa mencapai 3.773 Rim atau 7.546 kg per tahunya. Jika diuangkan, maka satu instansi memerlukan uang sebanyak 166.012.000,00 guna membeli kertas untuk kebutuhan administrasi.

Alat untuk mengganti kertas

Selain itu, untuk mengurus dokumen cetak juga memakan banyak waktu. Seseorang mungkin perlu menempuh jarak berkilo-kilometer guna menyerahkan dokumen kemitraan, yang mana memakan waktu lebih yang tidak sebentar. Oleh karena itu, penggunaan kertas di sektor administratif dianggap tidak efektif.

Pada tahun 2018, Presiden Jokowi pernah mengatakan bahwa penggunaan kertas di zaman modern sudah kuno dan perlu diganti dengan digitalisasi. Beliau mengatakan ‘’Kalau masih izin-izin yang ada di kabupaten/kota mengisi formulir berlembar-lembar seperti ini, ceritanya jadi kuno. Sekarang buat aplikasi sistem murah banget, aplikasi software murah banget. Jadi kalau kita masih memakai kertas dan bertumpuk-bertumpuk ditertawai’.’

Jokowi menyadari zaman yang serba digital pekerjaan administrasi dapat diperingkas dengan memanfaatkan platform online. Platform yang tersedia juga sangat mudah digunakan sehingga cocok bagi siapapun yang memakainya.

Alat untuk mengganti kertas

Ada beberapa website yang dapat digunakan untuk administrasi agar mengefisiensikan waktu dan mobilitas. Pertama, Google Docs, layaknya Microsoft Word, website ini berfungsi sebagai alat pengolah kata yang dapat digunakan bersama secara live atau real time. Kita bisa membuat dokumen apa saja seperti surat, undangan dan pengetikan skripsi.

Selanjutnya, Makari Sign, yaitu laman penyedia tanda tangan digital dan meterai digital. Website ini bisa digunakan oleh siapa saja dan dapat dioperasikan via online. Tanda tangan yang kita buat bisa dilacak secara real time sehingga aman digunakan untuk kebutuhan administrasi.

Dengan kedua website tersebut kita tidak perlu lagi membeli kertas, mencetak dokumen, tanda tangan, cap basah, dan mengirimkannya lewat jalur darat sehingga dapat mengurangi biaya operasional administrasi.