Selangkah Lebih Produktif dengan Time Management Matrix

#SobatHebatIndonesiaBaik #JadiKontributorJadiInspirator #BerbagiMenginspirasi 

Waktu senggang menjadi hal yang dinantikan semua orang. Di mana waktu senggang biasa diisi dengan hobi atau hal menyenangkan yang sudah lama dirindukan. Namun, waktu senggang ternyata bisa menjadikan seseorang lupa waktu dan hanyut dengan dunianya sendiri. Sebaliknya, waktu yang padat juga bisa menjadikan seseorang melupakan kebutuhan diri sendiri. Supaya hidup lebih seimbang, SohIB bisa belajar manajemen waktu menggunakan matriks.

Time management matrix juga dikenal dengan time matrix atau matriks waktu. Konsep produktif ini dipopulerkan oleh Stephen Covey. Ringkasnya, matriks waktu terbagi dalam empat kuadran, di antaranya penting dan mendesak, penting dan tidak mendesak, mendesak dan tidak penting, serta tidak mendesak dan tidak penting. Setiap kuadran matriks waktu dapat memberikan SohIB kemudahan dalam mengambil keputusan menentukan tindakan dan waktu pengerjaanya. 

Bagaimana Cara Membuat Matriks Waktu?

Tidak sulit kok membuat matriks waktu. SohIB bisa memulai dengan membuat tabel sederhana dengan 4 kuadran dan 4 kata di sisi kiri dan atas tabel: mendesak, penting, tidak mendesak, dan tidak penting. Dari sini, SohIB akan mudah menentukan tugas dan tindakan. Perlu diingat, tidak semua tugas harus SohIB kerjakan. Pilih dan tentukan kewajiban diri dan kelompok dengan bijak, ya SohIB.

Sekarang SohIB sudah paham kan cara membuat matriks waktu? Supaya makin jelas, yuk simak langsung pembagian matriks waktu di bawah ini!

1. Mendesak dan Penting

Apa yang SohIB lakukan jika mendengar pekerjaan yang mendesak dan penting? Tentunya, SohIB akan langsung mengerjakan tanpa menundanya bukan? Ya, betul! Sama halnya dengan kuadran I matriks waktu. Pada kuadran I biasanya tugas-tugas hanya sedikit, namun harus langsung dikerjakan. Hal tersebut karena berkaitan dengan kesempatan yang sudah tipis, konsekuensi, dan bahkan memiliki istilah “fire fighting”, yang menandakan bahwa harus segera diselesaikan.

7 Cara untuk Menghargai Waktu, Lebih Efektif dan Produktif!

2. Penting dan Tidak Mendesak

Selanjutnya, kuadran II matriks waktu adalah tugas penting dan tidak mendesak. Biasanya pada kuadran penting dan tidak mendesak SohIB tidak langsung mengerjakan, tetapi akan merencanakan jadwalkan pengerjaan tugas di lain waktu. Tentu pada kuadran ini, SohIB akan banyak menulis daftar tugas yang berkaitan dengan tujuan strategis atau hal yang menunjungang masa depan SohIB. Seperti belajar bahasa asing, membaca artikel, atau olahraga.

3. Mendesak dan Tidak Penting

SohIB pernah memikirkan tugas untuk didelegasikan ke orang lain? Nah, pada kuadran III terdapat tugas mendesak dan tidak penting yang tepat untuk didelegasikan atau dikerjakan mandiri secara cepat. Biasanya tugas di kuadran ini bersifat kontraproduktif, tidak menjadi prioritas, dan tidak banyak berkontribusi pada tujuan besar SohIB.

Tugas mendesak dan tidak penting contohnya, memesan tiket penerbangan, menghadiri rapat undangan organisasi, atau membalas pesan masuk. Hal tersebut bisa saja SohIB lakukan, tapi sifatnya bukan prioritas utama. Kadang hari-hari terasa berat dan sibuk, bisa jadi karena SohIB belum menempatkan tugas sesuai tingkat prioritasnya. 

Seni Manajemen Waktu: Menghargai Waktu agar Lebih Produktif

4. Tidak Mendesak dan Tidak penting

Apalagi yang harus SohIB lakukan untuk tugas tidak mendesak dan tidak penting? Tentunya, semua orang sepakat untuk tidak mengerjakan dan meninggalkan. Banyak orang juga berpendapat bahwa mengerjakan tugas dan aktivitas tidak mendesak dan tidak penting merupakan hal membuang-buang waktu. Hayoo, SohIB sepakat juga?

Namun, di antara kita masih saja ada yang berputar-putar di dalam aktivitas tidak mendesak dan tidak penting ini. Seperti scrolling media sosial tanpa henti, menghadiri rapat yang tidak relevan dengan tujuan jangka panjang diri, dan menggonta-ganti saluran televisi atau YouTube tanpa tujuan. 

7 Tips Manajemen Waktu Agar Lebih Efektif, dan Hidup Lebih Teratur

Nah, itu dia cara selangkah lebih produktif dengan time management matrix. Cara ini dapat membuat kita menempatkan tingkat prioritas sebuah tugas dan aktivitas harian. Ingatlah bahwa tidak semua tugas harus dikerjakan sendiri dan saat itu juga. Coba ukur kemampuan diri dengan waktu yang tersedia untuk melaksanakannya.

Dengan menerapkan time management matrix ini, SohIB akan menikmati proses dan merasakan hidup lebih bermakna. Tidak akan ada lagi tugas yang dikerjakan secara terburu-buru dan asal. Justru, dengan merencanakan dan menempatkan tugas sesuai prioritasnya, pikiran jadi lebih tenang. Mau kan bisa punya pikiran tenang? Mulai hari ini jadi lebih produktif yuk!