8 Fitur Tersembunyi Gmail yang Kamu Belum Tahu

8 Fitur Tersembunyi Gmail yang Kamu Belum Tahu

7 Fitur Tersembunyi Gmail | Sumber: Unsplash (@solenfeyissa)

#SobatHebatIndonesiaBaik #JadiKontributorJadiInspirator #BerbagiMenginspirasi

E-mail merupakan salah satu bentuk komunikasi yang tidak bisa dilepas dalam proses kerja setiap hari. Ada berbagai macam platform surat elektronik, tetapi Gmail merupakan salah satu yang paling umum dipakai sebagai e-mail pribadi maupun profesional.

Selain aman dan mudah digunakan, Gmail juga memiliki beberapa fitur tersembunyi yang wajib diulik untuk membantu proses komunikasi melalui email agar lebih maksimal.  Apakah kamu sudah menggunakan fasilitas-fasilitas tersebut? Berikut adalah 7 fitur Gmail yang tidak banyak orang tahu dan wajib banget SohIB pahami!

1. Undo Send

Udah ngetik e-mail, tapi pas dikirim baru sadar ada yang salah? Ini adalah triknya! Fitur undo send sangat mudah untuk diatur dan ada beberapa pilihan durasi waktu, yaitu sekitar 5-30 detik. Memang tersebut tergolong singkat, tapi berharga bila ada kesalahan yang fatal. Caranya adalah pergi ke Settings > General > Undo Send

2. Cari E-mail

Saat kapasitas e-mail sudah terlalu penuh di kotak inbox, kadang sulit menemukan surat elektronik yang spesifik untuk dibalas atau harus membukanya satu-persatu. Untuk bisa menemukan e-mail dengan cepat tanpa membuang waktu, cara ini adalah jalan keluarnya, yakni ketik Subject:Nama perusahaan atau pengirim (Subject:sohib.indonesiabaik)

3. Menunda Masuknya E-mail

Untuk kamu yang setiap harinya terima banyak sekali pesan masuk, kamu bisa menundanya  dengan fitur Snooze. Selain menahan masuknya e-mail dari luar, Snooze juga bisa membantu hapus pesan sementara hingga jangka waktu yang kalian tentukan di pengaturan. Cukup arahkan ke tombol jam di e-mail yang diterima dan klik Snooze.

4. Mode Rahasia

Gmail banyak digunakan untuk mengirim berbagai macam pesan dan tidak dipungkiri lagi bahwa e-mail yang mengandung data yang sensitif juga termasuk ke dalamnya. Bila pesan yang dikirim mengandung informasi yang sensitif dan takut disalahgunakan, layanan mode rahasia ini akan membantu untuk membuat e-mail SohIB kedaluwarsa setelah waktu yang ditentukan.

Bukalah opsi untuk membuat e-mail baru, klik lambang gembok pada kanan bawah, atur waktu kedaluwarsa, pilih Save, dan kirim pesan.

5. Akses Gmail Offline

Bagi kamu yang suka traveling atau susah sinyal saat membuka pesan masuk, dengan mengatur Gmail pada mode tertentu, dapat mengaktifkan akses untuk membuka dan membalas surel walaupun tidak terhubung internet. Bagaimana triknya? Cukup pergi ke Settings > Offline > Centang box “Enable Offline Mode”. Btw, cara tersebut berlaku untuk versi bahasa Inggris, ya! Bila SohIB menggunakan bahasa Indonesia, sesuaikan saja dengan terjemahannya.

7. Signature

Salah satu cara menutup surel yang dikirimkan agar terlihat lebih sopan dan profesional adalah menggunakan kata penutup yang diiringi dengan kontak pribadi, seperti alamat e-mail, nomor telepon, jabatan dan nama perusahaan, dan sebagainya.

Agar tidak membuang waktu dengan diketik satu-satu, kata penutup dan kontak pribadi dapat dibuat pada fitur Signature Gmail. Tanda tangan khas yang sudah ditulis, dapat dimasukkin secara otomatis pada surat elektronikmu dan akan otomatis tertulis di akhir paragaf e-mail, lo! Masuklah ke Settings > General > Signature.

Lantas, bagaimana format umum penutup e-mail yang baik? Berikut adalah contohnya!

Ucapan salam

Nama

Jabatan + perusahaan/ Jurusan + nama
Nomor telepon yang bisa dihubungi
Link yang relevan (LinkedIn, personal blog, link portofolio, dan lainnya)

8. Menjadwalkan Email

Salah satu strategi agar surat elektronik dibuka oleh client, HRD, atau business partners adalah mengirim e-mail di waktu yang tepat. Selain itu, fitur ini juga membantu jika ada kondisi perbedaan waktu kerja yang signifikan. Untuk mempermudah, pesan yang akan dikirim dapat dijadwalkan sesuai waktu yang diinginkan.

Setelah kamu selesai merangkai pesan di e-mail baru, klik panah bawah di sebelah tombol Send, pilih opsi “Schedule Send”, dan atur sesuai waktu yang diinginkan.

Itulah tadi beberapa fitur Gmail yang bisa digunakan untuk mempermudah dan mempercepat pencarian, penyaringan, dan mengirim e-mail. Semoga artikel ini berguna untuk para pengguna Gmail, ya!

*Artikel dibuat oleh Vazrina Putri, sebagai Digital PR Executive di RevoU